Tipp der Woche: Infotexte auf der Rechnung

Mit der Infotext-Funktion können Sie beliebige Texte datumsabhängig auf Ihren Rechnungen ausgeben lassen. Über weitere Parameter können Sie genau steuern, auf welchen Rechnungstypen (z.B. Bar-Rechnungen, Kunden-Rechnungen, Stornos, Kassenbelege) diese Texte ausgegeben werden sollen. Typische Anwendungsbeispiele für diese Funktion sind:
  • Anzeige von (datumsabhängigen) Werbetexten
  • Grußtexte zu bestimmten Anlässen: Weihnachtsgrüße, Ostergrüße, Hinweis auf einen Flugtag, etc.
  • Informationen über wichtige Änderungen: Neue Bankverbindung, neue Kontaktdaten, etc.
  • Für Kassenbelege: Ausgabe eines Formulars zum Eintragen von Kontierungsinformationen
Für erweiterte Möglichkeiten zur Strukturierung und Formatierung der Infotexte können Sie sowohl einen unformatierten Standard-Text als auch Texte im Rich Text Format (RTF) hinterlegen. Texte im Rich Text Format erstellen Sie am einfachsten direkt in Microsoft® Word oder in WordPad (Windows Stanadard-Applikation) und kopieren die RTF-Rohdaten dann in das Infotext-Modul.

Bitte gehen Sie anhand der nachfolgenden Anleitung vor, um einen neuen Infotext anzulegen. Nachdem Sie den gewünschten Text entworfen haben, öffnen Sie in airport-software das Modul "Rechnungstexte Standard" (Auswahlmenü -> Initialisierung -> Stammdaten Flugplatz). Geben Sie das gewünschte Datum ein, ab dem die Anzeige des Textes beginnen soll und klicken Sie auf <Neu> (weißes Blatt). Hinweis: Wenn mehrere Texte am gleichen Tag beginnen, zählen Sie bitte entsprechend die Lfd. Nummer hoch, d.h. der erste Text erhält die Lfd. Nummer = 0, der zweite Text die Lfd. Nummer = 1, usw.


Geben Sie nun das Ende-Datum (Gültigkeits Ende), die Zuordnung zu den gewünschten Rechnungstypen und den Text selbst ein. Zur Übernahme des Textes aus einer RTF-Datei öffnen Sie diese mit einem Text-Editor (z.B. Notepad) und kopieren den Text inklusive aller Steuerzeichen in das Feld "Information". Vergessen Sie nicht, die Eingaben mit einem Klick auf <Speichern> (rote Diskette) zu speichern.

Für die Zuordnung des Textes zu bestimmten Rechnungstypen stehen die nachfolgenden Codes zur Verfügung. Sie können selbstverständlich verschiedene Codes miteinander kombinieren, indem Sie sie direkt hintereinander schreiben. Im oben dargestellten Beispiel erfolgt die Ausgabe auf allen Rechnungen (#INV/) und Stornos (#INVC/). Informationen über eine neue Bankverbindung würden Sie typischerweise nur auf Rechnungen gegen Konto (#ACC/) ausgeben lassen, da diese für Barzahler nicht relevant sind.
Code Anzeige auf...
#ALL/ allen Rechnungen, Stornos und Kassenbelegen
#DON/ Spendenbescheinigungen
#INV/ allen Rechnungen
#INVC/ Stornos von Rechnungen
#OUT/ Auszahlungsbelegen
#IN/ Einzahlungsbelegen
#CSH/ Barzahlungsdokumenten (Rechnungen, Stornos, Kassenbelege)
#ACC/ Dokumente gegen Kundenkonto (Rechnungen, Stornos, Kassenbelege)
#CUSxxxx/ Dokumente für Kunde xxxx
Der Infotext auf den Rechnungen wird dann folgendermaßen ausgegeben (als Standard-Text):


Nachfolgend die Ausgabe als RTF-Text (beispielhafte Formatierung):

Technische Informationen zu diesem Tipp
Erforderliche Berechtigungsobjekte INITIALIZE-TEXT
Erforderliche Lizenzen (keine)
Funktion verfügbar ab Programmversion 1.0.0
Tipp veröffentlicht am 19.09.2011