Registrierkassenfunktionen

Die gesetzlichen Anforderungen an die Führung von Bar-Kassen werden laufend erhöht. Ziel ist hierbei immer eine manipulationssichere Aufzeichnung und mehr Transparenz zur Vermeidung von Geldwäsche. So hat Österreich zum 01. Januar 2016 die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft gesetzt, die eine Einzelaufzeichnungspflicht, Belegsignierung und Belegerteilungpflicht vorschreibt. Deutschland ist mit der Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) zum 01. Januar 2020 nachgezogen, die ähnliche Vorgaben macht. Die rechtssichere Kassenführung ist daher integraler Bestandteil der Softwarelösungen von airport-software.

Deutschland (KassenSichV)

In Deutschland ist zum 01. Januar 2020 die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV, kurz: Kassengesetz) in Kraft getreten. Mit Ablauf der Übergangsregelungen müssen spätestens zum 01. Oktober 2020 alle deutschen Unternehmen die neuen Vorgaben erfüllen. Das Kassengesetz schreibt besondere Anforderungen für elektronische Kassensysteme vor. Das Airport-Management-System fällt unter diese Regelungen, weil es der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dient.

  • Einsatz einer sogenannten „technischen Sicherungseinrichtung“ (TSE)
    Hierbei handelt es sich in der Regel um eine spezielle Hardware-Komponente, die wie ein Flugschreiber im Flugzeug alle Kassenvorgänge manipulationssicher und dauerhaft aufzeichnet. Die von der TSE erzeugte Signatur ist als QR-Code auf der Rechnung auszuweisen. airport-software hat sich bewusst nicht für eine Cloud-/Internet-basierte TSE entschieden, damit auch bei schwachen/gestörten Internet-Anbindungen jederzeit eine zuverlässige Funktion gegeben ist.

  • Bereitstellung von Datenexporten für das Finanzamt
    Es sind zusätzliche, gesetzlich vorgeschriebene, Export-Funktionen bereitzustellen. Die Daten-Exporte können vom Finanzamt beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung bzw. bei einer Kassen-Nachschau angefordert werden.

  • Meldepflicht für elektronische Kassensysteme beim Finanzamt
    Binnen eines Monats nach Neu-Inbetriebnahme sind dem zuständigen Finanzamt Art und Anzahl der eingesetzten elektronische Kassensysteme und TSEs anzuzeigen. Dies wird voraussichtlich über eine digitale Meldung erfolgen. Die für die Meldung notwendigen Daten können Sie sich im Airport-Management-System anzeigen lassen.
    Hinweis: Aktuell unterstützen die deutschen Finanzämter die Anmeldung der Registrierkassen noch nicht. Es gilt eine Ausnahme-Regelung bis der elektronische Übertragungsweg zur Verfügung steht.

  • Pflicht zur Belegausgabe
    Sie sind als Unternehmer verpflichtet, für jeden Kassenvorgang im Bargeschäft einen digitalen oder papierhaften Beleg auszustellen. Der bisher oft praktizierte optionale Belegdruck wird als nicht mehr zulässig angesehen. Das Airport-Management-System bietet die Möglichkeit des eMail-Versands oder erstellt automatisch einen Ausdruck, damit Sie den gesetzlichen Vorgaben nachkommen.
    Hinweis: Der Kunde ist – entgegen der Regeln in anderen Ländern – nicht zur Entgegennahme des Beleges verpflichtet.

Österreich (RKSV)

In Österreich gilt seit dem 01. Januar 2016 die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Diese Rechtsvorschrift regelt den zwingenden Einsatz von technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) in Registrierkassen. Im Gegensatz zur deutschen KassenSichV wird in Österreich nur eine digitale Signatur der Rechnungen vorgeschrieben, nicht jedoch die dauerhafte Speicherung der Transaktionen innerhalb der TSE.

  • Registrierkassenpflicht
    Ab Jahresumsätzen von 15.000€ (davon mindestens 7.500€ Bar) ist für die Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht die Verwendung einer „elektronischen Registrierkasse, eines Kassensystems oder einem sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem“ gesetzlich vorgeschrieben. Die Kassensoftware muss mit einer Signatureinrichtung (SmartCard) ausgestattet sein, die aus bestimmten Beleginformationen eine Signatur erzeugt. Die Signatur ist in Form eines QR-Codes auf der Rechnung auszugeben. airport-software setzt Signatureinrichtungen der Firma A-Trust ein.

  • Bereitstellung Datenerfassungsprotokoll
    Die Kassensoftware muss auf Verlangen der Finanzpolizei ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren können. Diese Datei enthält alle erzeugten Belege, einen Umsatzzähler und die erzeugten Signaturen.

  • Belegerteilungspflicht
    Jeder Unternehmer muss für jeden Barumsatz unabhängig vom Betrag einen Beleg ausstellen, und der Kunde ist dazu verpflichtet, diesen bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Der Beleg muss dabei bestimmte Pflichtangaben, unter anderem die maschinenlesbare Signatur in Form eines QR-Codes, enthalten.